結婚式二次会の幹事のする事は?タイムテーブルと進め方!

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友人の結婚式の二次会の幹事を引き受ける事になりました。
過去に一度経験はあるのですがもう大分前になります。
ちゃんと出来るかがちと心配ではあります。

でも引き受けた以上は新郎新婦にも来てくれる人にも喜んでもらいたいですよね。
そう考えると結構プレッシャーがあります。

成功させるために幹事のすることリストを作成してみました。
タイムテーブルはどうやって決めたのか?
進め方などを書いてみたいと思います。

話があったのは3ヶ月半ぐらい前の事でした。

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結婚式の二次会の幹事のすることは?

当初は余裕かましてたので2ヶ月半前まではほぼ何も決まってませんでした。
流石にこれではやばいと思ったしスタッフ仲間からも連絡ありましたね。
で早急に動く事にしました。

だいたいの人数は分かってたものの正式なアナウンスが出来ておらず。
新郎側はいつも集まってるメンバーがほとんどでした。
新婦側はほぼ顔しらずでしたね。

招待状は新婦側のみ往復ハガキで返信を頂く形を取りました。

新郎側はメールと電話のみの確認で出席名簿を作成しました。

本来ならば全て往復ハガキを出すべきだったのかもしれません。

式の40日前までを目処に返信を頂く形を取りました。
ほぼ95パーセントは参加表明があり嬉しく思っております。

幹事と言っても優秀な仲間がいてくれてるおかげでかなり助かってます。

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決めることリストをピックアップしてみたいと思います。

・会場の決定と各スタッフの役割分担の決定
・メンバー名簿をもらって往復ハガキの送信(ドレスコードの記載を忘れたのは反省点)新郎側と新婦側ですり合わせが必要(新郎・新婦より控えめでおしゃれを意識するのがベスト)
・禁止事項の確認(飛び散るクラッカーはNGなど)
・食べ物持ち込み禁止など含む
・オプション料金と無料サービスの把握
・スピーチお願いの打診
・余興お願いの打診
・カメラマンは仲間に頼むか業者に依頼するか?
・景品の買い出し
・席次表(テーブル数と配置の決定)
・テーブルの形は丸それとも四角?
・ウェルカムボードの依頼
・帰りにお渡しするグッズの手配
・出席名簿作成
・受付依頼
・花束贈呈者の依頼と花束手配
・ビンゴの用紙を手配
・会費用の両替
・会場費はいる?いらない?の確認(10,000円必要)
・キャンドルサービス、 テーブル事の料金 1卓500円(税別)
・メインキャンドル 2,000円(税別)
・キャンドルトーチレンタル 2,000円(税別)など
・子供料金の確認
・カメラマンや司会の方の食事は別においといてもらえるか?
・プロジェクターは使える?
・パソコン持ち込みは可能か?
今回、私が手配したことを列記してみました。

順番などはバラバラですが結構ありますね。

・司会1(前半)締め
・司会2(後半)ゲームとおちゃらけ
・受付 新郎側と新婦側(各1名)
・会計 新郎側 1名
・乾杯スピーチ 1名
・カメラマン
・友人スピーチ 新郎側(2名)新婦側(2名)
・余興 2名から4名
・盛り上げ隊 新郎側(4名)新婦側(4名)
・その他の盛り上げ隊

参加して頂いてる方にほぼ何らかの役割をお願いしました。

結婚式の二次会のタイムテーブルはどうする?

以前に下見に行ってくれた仲間二人と私とカメラマン候補の4人で会場候補のお店に行きました。
雰囲気も良さそうなお店だったのでスタッフさんと話して契約する事にしました。
タイムテーブルに関しては会場を決定後、コーディネーターの方と打ち合わせしました。

で自分達の考えてたのを元にアドバイスを頂きながら詳細を決めていきました。
プロなんで順番はこちらのがいいですねと細かいアドバイスがあって助かりました。
タイムテーブル

タイムテーブルが決まった後にいよいよ本契約です。
本契約は前金が2万円必要です。

その2万円を支払いサインすると本契約が成立します。
2ヶ月前からキャンセル料金がかかります。
なのでちとどきどきしながらサインします。

新郎・新婦のお名前と私の住所・氏名・電話番号を記入します。

それがちょうど55日前の出来事でした。

結婚式の二次会の進め方は?

進め方に関しては幹事がきっちりとタイムキーパーをします。

ある程度の時間はみててもやはりどこかで遅れなどが出てきます。
今回アドバイスで歓談の時間を気持ち多めに取りました。

遅れたらこの時間をカットもしくは短くします。

当初はビンゴの時間を40分取ってました。
ただ全体的に時間が厳しそうなので相談中です。

みんなに楽しんで頂くには多くの景品も必要になりますしね。
ちなみに今回メイン時間は2時間です。

お店の方との交渉で30分サービスして頂ける事になりました。
なので約2時間30分の式になります。(受け付けからは3時間)

遅れたら15分でお一人様250円(税別)かかります。

15分延長でも14,000円近く追金がかかるので必至です。
これを考えると普段もっと時間を大切にしなけらばと思うようになりました。

私と仲間はいつもうだうだと話するのが大好きです。
今回はいつものうだうだは会場外でとアナウンスしておかないとえらい事になります。

まとめ

幹事に指名されたら受けるかどうかで迷いますよね。
でも荷が重いと思ったら丁寧にお断りした方がいいでしょうね。
恥ずかしいことでもないと思います。
で、もう少し軽めのポジションに変更してもらいましょう。

私も少し荷が思いとは思いました。
が優秀なスタッフが仲間にいたので受ける事にしました。

折角の依頼なんで仲のいいスタッフに全面協力してもらって乗り切りましよう。
頼れる仲間がいると大分気が楽になります。

でも自分でやれる最大限の事はやってみましょう。

約25年ぶりの幹事がんばろうと思います。。。

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